EJ Mercius
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Workflow final dans Copilot Studio
Le workflow final dans Copilot Studio.The final workflow in Copilot Studio. Avec les noms officiels des blocs : réception, lecture par l'IA, doublons, approbation, puis facture, note de crédit ou dépense dans QuickBooks. Cliquez pour l'image complète.With the official block names: intake, AI reading, duplicates, approval, then an invoice, credit note or expense in QuickBooks. Click for the full image.

« Rien n'entre dans QuickBooks tant qu'un humain n'a pas cliqué sur Approuver. »“Nothing reaches QuickBooks until a person clicks Approve.”

Sortie JSON de l'agent pour la facture EP-2026-3308
Un test de conception.A design test. Version de travail, blocs aux noms par défaut. La sortie de l'agent pour la facture EP-2026-3308 : écriture, règles appliquées, niveau de confiance et raison, en 41 secondes.Working version, blocks with default names. The agent's output for invoice EP-2026-3308: entry, rules applied, confidence level and reason, in 41 seconds.

« La plupart des erreurs venaient du mauvais contexte, pas de l'outil lui-même. »“Most errors came from the wrong context, not from the tool itself.”

Ce que j'en retiensWhat I took from it

RésultatsResults

13

vérifications réussieschecks passed

19

problèmes documentés et résolusissues documented and resolved

23

blocs dans le workflow finalblocks in the final workflow

41 s

pour lire une facture et proposer l'écritureto read an invoice and propose the entry

Le détailThe detail

Étape par étapeStep by step

  1. 01Mesurer le problèmeMeasure the problem
  2. 02Définir les règlesDefine the rules
  3. 03Construire et testerBuild and test
  4. 04Workflow finalFinal workflow
01

FaitDone

Mesurer le problèmeMeasure the problem

Chaque mois, 35 à 45 pièces étaient saisies à la main dans QuickBooks. Les erreurs de date ou de compte n'apparaissaient qu'au rapprochement de fin de mois. De janvier à mars, on en a compté 4 importantes, plus 3 dates erronées.

Every month, 35 to 45 documents were keyed into QuickBooks by hand. Wrong dates and wrong accounts only surfaced at month-end reconciliation. From January to March, we found 4 major errors and 3 wrong dates.

  • JanvierJanuaryPrélèvement bancaire de 350 $ jamais saisi : le rapprochement ne tombait pas à zéro.A $350 bank withdrawal was never recorded, so the reconciliation would not balance.
  • FévrierFebruaryChèque de salaire de 900 $ codé en charge au lieu de « Salaires à payer » : la dépense est comptée deux fois.A $900 payroll cheque was coded as an expense instead of wages payable, so the cost was counted twice.
  • MarsMarchChèque daté du 26 février au lieu du 1er mars : deux mois faux d'un coup.A cheque dated February 26 instead of March 1 made two months wrong at once.
02

FaitDone

Définir les règles avant de construireDefine the rules before building

Avant de toucher un outil, tout a été écrit dans une fiche technique : ce qui entre, ce qui sort, les règles comptables à suivre et ce que l'IA ne doit jamais faire.

Before touching any tool, everything went into a spec sheet: what goes in, what comes out, the accounting rules to follow and what the AI must never do.

EntréeInput

Ce qui arriveWhat comes in

Factures, notes de crédit, demandes de paiement et avis bancaires, plus le plan comptable lu dans QuickBooks.

Invoices, credit notes, payment requests and bank notices, plus the chart of accounts read from QuickBooks.

SortieOutput

Ce qui en sortWhat comes out

Une écriture par pièce, la règle appliquée, un niveau de confiance et la raison du doute s'il y en a un.

One entry per document, the rule applied, a confidence level and the reason for any doubt.

RèglesRules

9 règles en clair9 plain rules

Date de la pièce, doublon, dépense personnelle, charge ou actif, dette déjà inscrite, emprunt, paiement lié, relevé, taxes.

Document date, duplicate, personal expense, expense or asset, existing liability, loan, linked payment, bank statement, taxes.

LimitesLimits

Ce qu'il ne fait jamaisWhat it never does

Payer, approuver ou trancher un cas douteux. Dans le doute, la pièce va à l'équipe Contrôle avec la raison en une phrase.

Pay, approve or settle a doubtful case. When in doubt, the document goes to the Control team with a one-line reason.

03

FaitDone

Construire et tester, morceau par morceauBuild and test, piece by piece

J'ai monté le workflow bloc par bloc dans Copilot Studio. Chaque morceau a été testé seul avant d'être branché au suivant, et chaque erreur est allée au journal de tests avec sa cause et sa correction.

I built the workflow block by block in Copilot Studio. Each piece was tested on its own before being connected to the next, and every error went into the test log with its cause and fix.

13

vérifications réussies, du connecteur QuickBooks jusqu'à la lecture des factures

checks passed, from the QuickBooks connector to reading invoices

19

problèmes rencontrés, documentés et résolus dans le journal de tests

issues found, documented and resolved in the test log

3

factures lues sans erreur pendant la conception, en 41 à 55 secondes chacune

invoices read without errors during design, in 41 to 55 seconds each

Tests de conception · 19 octobre 2026Design tests · October 19, 2026

Ces exécutions ont été faites pendant la construction, sur une version de travail du workflow, pour vérifier que la lecture des factures fonctionnait sans erreur. Les blocs portaient encore leurs noms par défaut (« Agent », « Loop ») ; les noms officiels ont été ajoutés à la fin. Les trois factures dépassent 1 000 $ : l'outil les a toutes envoyées à Contrôle, avec la bonne raison et le bon compte.

These runs were made during the build, on a working version of the workflow, to check that invoice reading worked without errors. The blocks still had their default names ("Agent", "Loop"); the official names were added at the end. All three invoices are over $1,000, so the tool sent each one to the Control team with the right reason and the right account.

PièceDocument FournisseurVendor MontantAmount Écriture proposéeProposed entry Décision de l'outilTool's decision DuréeTime
F-2026-10387 Composantes Cyclo Québec 11 380,00 $$11,380.00 Dt Coût des pièces vendues
Ct Comptes fournisseursDr Cost of goods sold
Cr Accounts payable		 À vérifierNeeds review
Fournisseur inconnu dans QuickBooks, montant de plus de 1 000 $Vendor not in QuickBooks, amount over $1,000		 55 s
PC-2026-1219 Pièces Cyclo inc. 6 029,18 $$6,029.18 Dt Coût des pièces vendues
Ct Comptes fournisseursDr Cost of goods sold
Cr Accounts payable		 À vérifierNeeds review
Montant de plus de 1 000 $, remise de volume et taxes bien prises en compteAmount over $1,000, volume discount and taxes handled correctly		 47 s
EP-2026-3308 Équipements Pro 2 968,65 $$2,968.65 Dt Équipement d'atelier (actif)
Ct Comptes fournisseursDr Shop equipment (asset)
Cr Accounts payable		 À vérifierNeeds review
Montant de plus de 1 000 $ (règles R1, R4, R9)Amount over $1,000 (rules R1, R4, R9)		 41 s

Ce que j'en retiensWhat I took from it

Vérifier le contexte d'abordCheck the context first

La plupart des erreurs venaient du mauvais environnement ou de la mauvaise connexion, pas de l'outil lui-même.

Most errors came from the wrong environment or the wrong connection, not from the tool itself.

Le nom exact compteExact names matter

Un accent, une apostrophe ou une parenthèse de travers, et QuickBooks ne trouve plus le compte. L'IA ramène chaque variante au nom exact.

One wrong accent, apostrophe or bracket and QuickBooks can't find the account. The AI maps every variant back to the exact name.

Garder l'humain dans la boucleKeep a person in the loop

Une IA peut répondre un peu différemment d'un essai à l'autre. L'approbation de chaque écriture compense ce risque.

An AI can answer slightly differently from one run to the next. Approving every entry offsets that risk.

04

AssembléAssembled

Le workflow finalThe final workflow

Une fois chaque morceau validé, j'ai assemblé le workflow complet et donné leurs noms officiels aux blocs : 23 blocs, 2 boucles et 4 conditions.

Once each piece was validated, I assembled the full workflow and gave the blocks their official names: 23 blocks, 2 loops and 4 conditions.

  1. Courriel reçuEmail receivedLa facture arrive en PDF ou en photo dans une boîte dédiée.The invoice lands as a PDF or photo in a dedicated inbox.
  2. Lecture par l'IAAI reads the documentL'agent lit la pièce et propose l'écriture selon 9 règles comptables.The agent reads the document and proposes the entry using 9 accounting rules.
  3. ContrôlesChecksUn doublon est inscrit au journal et signalé par courriel, sans aller plus loin.A duplicate is logged and flagged by email, and goes no further.
  4. Approbation humaineHuman approvalUn responsable approuve, corrige le compte ou rejette, directement dans Outlook.A team lead approves, corrects the account or rejects, right in Outlook.
  5. QuickBooksSelon le type, une facture, une note de crédit ou une dépense est créée par l'API. Un cas imprévu est marqué « à saisir à la main ».Depending on the type, an invoice, credit note or expense is created through the API. Anything unexpected is flagged for manual entry.

Essayez l'approbationTry the approval

Voici une pièce reçue par courriel, telle que l'agent la propose : l'écriture, les règles appliquées et le niveau de confiance. Rien n'entre dans QuickBooks tant qu'un humain n'a pas cliqué sur « Approuver ».

Here is a document received by email, as the agent proposes it: the entry, the rules applied and the confidence level. Nothing reaches QuickBooks until a person clicks "Approve".

Données fictives du cours. L'IA propose, un humain décide.

Fictional course data. The AI proposes, a person decides.

Pièce reçue par courrielDocument received by email HQ-0212
FournisseurVendor
Hydro-Québec
Date
2027-02-12
MontantAmount
185,00 $$185.00
Écriture proposée par l'IAEntry proposed by the AI
DtÉlectricitéElectricity185,00185.00
CtComptes fournisseursAccounts payable185,00185.00
R1 · Date de la pièceR1 · Document date R4 · Charge ou actifR4 · Expense or asset Confiance : sûrConfidence: high
En attente de votre approbationWaiting for your approval Approuvé : transaction créée dans QuickBooksApproved: transaction created in QuickBooks Rejeté : rien n'est saisi, la raison va au journalRejected: nothing is posted, the reason is logged
05

À venirNext

Tests finaux et choix du modèleFinal tests and model choice

Le workflow final passera une série de 9 scénarios. Chacun rejoue au moins un bogue corrigé pendant la construction, pour prouver que la correction tient.

The final workflow will go through 9 scenarios. Each one replays at least one bug fixed during the build, to prove the fix holds.

  1. S1Facture simple approuvéeSimple invoice, approved
  2. S2DoublonDuplicate
  3. S3Rejet d'une dépense personnellePersonal expense, rejected
  4. S4Facture avec taxesInvoice with taxes
  5. S5Achat d'équipement de plus de 1 000 $Equipment purchase over $1,000
  6. S6Note de créditCredit note
  7. S7Dépense payée comptantExpense paid in cash
  8. S8Deux factures dans un même courrielTwo invoices in one email
  9. S9Compte corrigé à l'approbationAccount corrected at approval

Ensuite, 5 modèles d'IA (Claude et GPT) seront comparés sur ces scénarios : justesse, durée et coût par pièce. Le temps d'une saisie manuelle de la même pièce servira de point de comparaison.

Then 5 AI models (Claude and GPT) will be compared on these scenarios: accuracy, time and cost per document. The time to key the same document by hand will serve as the baseline.

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